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5 cosas que debes hacer para potencializar las videoconferencias en equipo

La pandemia de COVID-19 ha provocado un cambio sin precedentes en la forma en que utilizamos la tecnología de videoconferencia y colaboración remota.

Millones de trabajadores se encuentran de repente trabajando todo el día, todos los días, desde casa, usando equipos de Microsoft, Slack, Zoom y otros para mantenerse en contacto y seguir siendo productivos. Para muchos, esta es su primera exposición a estas plataformas, y algunos de ellos pueden estar mal equipados. Su productividad se ve afectada por ello.

Teniendo en cuenta estos hechos, considere las siguientes prácticas para maximizar su capacidad (y la de sus compañeros) para utilizar las herramientas de videoconferencia de manera óptima durante todo el período de la pandemia COVID-19 y más allá:

1. Prepare su espacio

No pongas tu portátil en un lugar al azar. Su casa estará a la vista de todos, y no querrá que sus colegas o clientes se distraigan con pilas de ropa o platos sucios. Elija un lugar con un fondo sencillo. Otras cosas para tener en cuenta pueden ser:

  • La iluminación. Busque la luz natural, tal vez de ventanas, pero evite usar una ventana como telón de fondo, ya que lo convertirá en una silueta. Añada una pequeña lámpara de escritorio para rellenar las sombras.
  • Evite el corte por la nariz. Utilice un soporte para portátil o libros para colocar su cámara web cerca del nivel de los ojos. Añada un teclado y un ratón externos para mejorar la ergonomía y se tenga un ángulo donde se vea su rostro completo.

2.Optimice su red doméstica

Bajo la presión de las videollamadas de todo el día y de los niños confinados en casa que usan servicios de banda ancha como Netflix y juegos en línea, puede que experimentes un servicio con retardo o de baja calidad. Evite los apagones en medio de la reunión ajustando su red doméstica de la siguiente manera:

  • Revisa tu módem y router. Intenta un restablecimiento de encendido (reiniciar tu modem), luego busca en la configuración y asegúrate de que sigues las recomendaciones de tu proveedor de servicios de Internet. Si el rendimiento sigue siendo inferior al estándar, puede que sea el momento de sustituirlos. Algunos ISP incluyen estos dispositivos en su contrato de servicio mensual: Actualízate si eres elegible.
  • Mueve tu router inalámbrico. Los pequeños cambios de ubicación pueden tener un gran impacto en el rendimiento de los dispositivos inalámbricos. Evita los grandes aparatos metálicos como los refrigeradores. Cambia de la banda de 2,4 GHz a 5 GHz para minimizar las interferencias de los hornos microondas. Aleja los dispositivos de acuarios, jacuzzis y piscinas. También considera la posibilidad de reubicarlos en un lugar central en la planta principal. Instale los extensores según sea necesario o reemplácelos completamente por sistemas basados en mallas.
  • Actualice su plan. Los planes de servicios de Internet antiguos pueden tropezar con la carga impuesta por los nuevos servicios de banda ancha. Si has tenido el mismo plan de internet en casa, sin cambios, durante años, es hora de una actualización, pero no la tendrás si no la pides. Compruebe su velocidad usando servicios como speedtest.net para asegurarse de que está recibiendo lo que está pagando.

3.Dese mucho tiempo

No aparezcas justo a la hora de la reunión. Date suficiente tiempo de antemano para:

  • Instalar y configurar todas las aplicaciones, herramientas y/o plug-ins necesarios. Asegúrate de que estás familiarizado con su funcionamiento.
  • Pruebe su cámara web practicando con la aplicación específica que se utiliza para la reunión. Ajusta el encuadre, el ángulo de la cámara y la iluminación.
  • Pruebe su micrófono para asegurarse de que puede ser escuchado. Utiliza unos auriculares especiales con micrófono incorporado porque los altavoces y los micrófonos incorporados en los portátiles son horribles. El cable siempre late sin cables: no hay nada que instalar ni baterías que se agoten en medio de una reunión.
  • Arregla una llamada de prueba con un amigo o colega para asegurarte de que todo funciona como se espera.

4.Cuida tus modales

Una vez que la reunión está en marcha, vigila de cerca cómo te comportas con la tecnología y con los demás para asegurar una experiencia sin problemas para todos.

  • Nunca dejes tu micrófono abierto durante la duración de la reunión. Aprenda de antemano a silenciar y anular el silencio de su micrófono. Luego déjelo en modo silencioso por defecto para que sus colegas no tengan que escucharle masticar esos últimos Doritos.
  • Del mismo modo, aprenda a apagar y encender la cámara antes de que su hijo pequeño decida sumergirse en su teclado delante de sus colegas.
  • Explora también las otras herramientas. Muchas plataformas de colaboración incluyen el uso compartido de la pantalla, el marcado y otras sofisticadas herramientas de colaboración. Tómate el tiempo necesario para familiarizarte con ellas.
  • Compruebe la configuración de la aplicación. Bajar de 4K a 1080 o 720 puede reducir la calidad de vídeo final, pero también reduce la cantidad de datos que se mueven por la red, lo que puede mejorar significativamente la experiencia.
  • Si eres el anfitrión de la reunión, utiliza el vídeo con moderación. No todas las reuniones necesitan vídeo. ¡Las reuniones sólo de audio pueden aprovechar mejor el ancho de banda disponible y dar a todos un descanso de tener que lucir brillantes y alegres a primera hora de la mañana!
  • Presta atención. Haz contacto visual con la cámara cuando hables. Utiliza expresiones faciales, lenguaje corporal y gestos con las manos para hacerte entender.
  • Tenga cuidado con las limitaciones de audio. La mayoría de las plataformas de videoconferencia no son compatibles con el audio dúplex completo, lo que significa que sólo una persona puede hablar de forma fiable a la vez. Por lo tanto, imagina que estás usando un walkie talkie, y si eres el anfitrión, llama activamente, por nombre, a quien sea el siguiente en hablar.

5.Continuar siguiendo las mejores prácticas de las reuniones estándar

 Con tecnología o sin ella, las reglas básicas del profesionalismo continúan aplicándose.

  • Establecer y respetar los tiempos de inicio y fin. No se presente a la hora indicada. Conéctese unos minutos antes y esté listo para empezar a trabajar cuando el reloj marque la hora de inicio original.
  • Dirígete a la gente por su nombre porque la respuesta a la pandemia a menudo significa que estamos en reuniones con gente que no conocemos.
  • Comparta una agenda con antelación, idealmente incluyéndola en la invitación a la reunión, o pídale al anfitrión que lo haga.
  • Haga un seguimiento con notas/resúmenes y puntos de acción para mantener a la gente involucrada y el trabajo en marcha.
  • No pierdas el sentido del humor. Un poco de amabilidad puede ayudar mucho a mantener a la gente concentrada en estos tiempos difíciles. No pierdas la oportunidad de practicarlo, dentro de lo razonable.

Mucho después de que la actual pandemia haya pasado a la historia, las lecciones tecnológicas aprendidas continuarán beneficiando cada vez más a los trabajadores remotos que utilizan la videoconferencia. Tómese el tiempo, ahora, para aprender los entresijos de la videoconferencia y mejore su productividad y la de sus equipos durante este período caótico de la historia.

Noticia adaptada y traducida de Learning solutions “5 Things You Must Do To Unlock Team Videoconferencing Potencial” Escrita por Carmi Levy. https://learningsolutionsmag.com/articles/5-things-you-must-do-to-unlock-team-videoconferencing-potential?utm_campaign=lspub200504&utm_medium=email&utm_source=ls-update&_ga=2.261893454.2367078.1596228986-1720660892.1596228986

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